Autentica di copie

Alle persone che necessitano di autenticare la copia di un documento originale

Consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato.

Tale attestazione deve riportare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il nome e cognome, la qualifica rivestita e la firma per esteso del pubblico ufficiale ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio.

L’attestazione deve, altresì, riportare se l’originale è depositato, conservato o presentato e, in quest’ultimo caso, devono essere indicate le generalità dell’esibitore, nonché le modalità della sua identificazione per la diretta responsabilità che assume nell’ipotesi di presentazione di documento falso o alterato.

L’unico limite cui soggiace l’autentica di copia consiste nel fatto che occorre presentare un originale, non è ammessa la copia di copia, neanche se trattasi di copia già autenticata.

Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, le copie autenticate possono riguardare anche documenti redatti in lingua straniera, oppure atti negoziali privati purché si sia sicuri che la copia è identica all'originale

Nel caso non venga esibito l’originale, che manchi la certezza assoluta che il documento esibito sia effettivamente un originale o che la copia non risulti identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.

Copia parziale

È possibile autenticare solamente la copia di una parte limitata di un documento (le pagine di cui si chiede l'autenticazione dovranno essere copiate per intero, non è consentito coprirne una o più parti). Il termine “copia parziale” si può anche riferire alla perdita di informazioni nella copia come ad esempio nel caso di un originale a colori e della relativa copia in bianco e nero. Tali circostanze dovranno essere specificate nel corpo dell’autenticazione.

I soggetti abilitati all’autenticazione delle copie sono: il pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento; il notaio, il cancelliere, il segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco, i dirigenti.

Nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso

Modalità alternative all’autenticazione di copie

Una modalità alternativa di autenticazione di copie di documenti o atti prevede l’utilizzo della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà con cui l’interessato attesta che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all’originale (art. 19 D.P.R. 445/2000).

L’attestazione della conformità all’originale, di cui sopra, può essere apposta in calce alla copia stessa ed è sottoscritta nel momento della consegna della documentazione all’addetto a riceverla oppure già sottoscritta e corredata dalla fotocopia del documento di identità del dichiarante.

Tale forma di autentica deve essere accettata da tutti gli Enti pubblici a cui il documento autenticato è rivolto, in caso di rifiuto incorrono nelle pene previste dall’art.74 del d.P.R. n. 445/2000 (violazione dei doveri d’ufficio).

È necessario rivolgersi all'ufficio anagrafe, all'ufficio che detiene un atto originale o all'ufficio a cui deve essere consegnata la copia da autenticare.

Deve essere presentato il documento originale e una sua copia.

Autentica di copia di un documento originale.

La durata del procedimento dipende dalla quantità di copie autentiche che vengono richieste. In genere le autentiche si fanno a vista.

L'autentica di copia è soggetta al pagamento dell'imposta di bollo (Euro 16,00), a meno che non sia prevista un'esenzione di legge, che deve essere espressamente dichiarata da chi richiede l'autentica.

Non si autenticano i certificati medici in quanto producono i loro effetti per esibizione dell'originale. All'autentica di certificati medici da far valere all'estero provvede l'azienda USL competente, e presso la quale - proprio per questo fine - sono depositate le firme dei medici. L'autentica redatta con queste modalità - nei casi previsti - è legalizzata dalla Prefettura per essere fatta valere all'estero.

La copia autentica dei passaporti e del titolo di soggiorno, per le eventuali necessità di pubbliche amministrazioni/soggetti stranieri è effettuata dalla Questura.